常見問題(二)

問1： 我在香港登記結婚，夫妻均是內地人，現在需要將我們夫妻從家庭戶口簿內分拆出來獨立立戶，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證，可以做嗎？需要提供什麼文件？

 

夫妻任何一方均可作為委托人申請辦理《登記結婚證明》。工作的前提條件是夫妻任何一方需到香港親自委托辦理。為辦理《登記結婚證明》需要提供的文件如下（適用夫妻均是內地人）：

 
a.香港結婚證書(原件會面时提交复印)；
b.委托人港澳居民來往內地通行證；

c.入境香港小白條(原件會面时提交复印)；
d.委托人內地身份證複印件；
e.委托人配偶內地身份證複印件；
f.委托人和配偶二寸藍底證件照各二張。

 

問2：我司是香港公司，計劃到去內地註冊公司，可以做【公司資料(狀況)證明】格式的委托公証文件嗎？

 

內地工商管理部門對香港公司去內地註冊公司提供的委托公証文件有不同的格式要求，即【公司資料(狀況)證明】和簡化版【董事決議證明】兩種格式。如北京市/上海市/廣州市/深圳/四川全省/海南全省等工商管理部門要求做簡化版的【董事決議證明】（同時使用簡化版的【董事決議證明】的省份和城市也在增加之中）。故當事人需要辦理委託公証文件時，首先需詢問委託公証人意見，確定正確格式，以免委托公証文件格式不適當，在內地不能使用。

問3：我司是香港公司，計劃去廣州註冊內地公司，現需要做【董事決議證明】。我司是獨任董事，董事不在香港，可以做嗎？

 

當事人公司首先需要通過唯一董事書面決議同意在內地註冊公司。如果公司唯一董事不在香港，可以簽署唯一董事書面決議委任一位在香港的人士為公司的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，代表公司親自到委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的唯一董事書面決議是真實的和有效的。

問4： 我是內地人，丈夫是德國人，持德國護照，在香港登記結婚。現在丈夫需要在上海辦理常住人口居住證，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證，需要提供什麼文件？

 

如以丈夫為委托人，首先需要安排丈夫入境香港。為辦理《登記結婚證明》，同時需要提供文件如下（適用委托人持外國護照）：

a.香港結婚證書(原件會面时提交复印)；
b.委托人外國護照及入境簽證或小白條(原件會面时提交复印)；
c.委托人配偶内地身份證複印件；
d.委托人和配偶二寸藍底證件照各二張。

問5： 我是香港永久居民，妻子是內地人，在香港登記結婚。現在需要向內地部門為妻子申請單程證到香港團聚，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證。我需要提供什麼文件及有沒有特別需要留意的步驟？

 

如以丈夫（香港永久居民）為委托人，丈夫需要親自在港委托辦理。同時為辦理《登記結婚證明》，需要提供文件如下：

 

a.香港結婚證書(原件會面時提交复印)；
b.委托人香港身份證(原件會面时提交复印)；
c.委托人回鄉證(原件會面时提交复印)；
d.委托人配偶内地身份證複印件；
e.委托人和配偶二寸藍底證件照各二張。

 

為妻子申請單程證到香港團聚目的辦理的《登記結婚證明》，內地政府部門有可能需要將《登記結婚證明》副本直接寄給內地機構，因此委托人需先問清楚是否有這個要求。如有，需提供文件副本接收機構的收件信息。

問7：我們夫妻均是內地人，兩人沒有香港身份證，女兒在香港出生。現在需要將女兒名字加到丈夫持有的房產證上。內地政府機構要求提供《香港出生證明》公證，我需要提供什麼文件？

 

如以丈夫為委托人，首先需要安排丈夫入境香港。為辦理《香港出生證明》，需要提供文件如下（適用父母均是內地人）：
a.子女香港出生登記證明(原件會面时提交复印)；
b.子女香港永久居民身份證 (原件會面时提交复印)；
c.子女港澳居民來往內地通行證即“回鄉證”(原件會面时提交复印)；
d.父親往來港澳通行證及入境香港標籤 (原件會面时提交复印)；
e.父親中華人民共和國居民身份證（提供复印件）；
f.母親中華人民共和國居民身份證（提供复印件）。

問8： 我是香港永久居民，妻子是內地人，在香港登記結婚。現在需要向內地部門為妻子申請單程證到香港團聚，內地政府部門要求提供《登記結婚證明》公證。我需要提供什麼文件及有沒有特別需要留意的步驟？

 

如以丈夫（香港永久居民）為委托人，丈夫需要親自在港委托辦理。同時為辦理《登記結婚證明》，需要提供文件如下：

 

a.香港結婚證書(原件會面時提交复印)；
b.委托人香港身份證(原件會面时提交复印)；
c.委托人回鄉證(原件會面时提交复印)；
d.委托人配偶内地身份證複印件；
e.委托人和配偶二寸藍底證件照各二張。

 

為妻子申請單程證到香港團聚目的辦理的《登記結婚證明》，內地政府部門有可能需要將《登記結婚證明》副本直接寄給內地機構，因此委托人需先問清楚是否有這個要求。如有，需提供文件副本接收機構的收件信息。

問9：我是內地人，丈夫是香港永久居民，離婚後和我結婚。丈夫在前段婚姻有2個子女。我和丈夫在內地聯名持有2個物業。現在丈夫被診斷為癌症晚期在香港住院，不能離開香港。丈夫同意把內地2個物業上的權益無償轉讓給我，我是否需要辦委托公証的《授權書》？

 

可以安排丈夫在香港在中國委托公証人面前簽署一份《授權書》，同意把內地2個物業上的權益無償轉讓給妻子並授權妻子到內地房地產登記部門辦理產權變更登記手續。由於丈夫已在香港住院，需要家人請醫生出具醫學證明，確認丈夫的身體狀態適合處置自己的財產及適合簽署法律文件。其後才簽委托公証的《授權書》及安排《授權書》到中國法律服務（香港）有限公司蓋轉遞章。

問10： 我是香港永久居民，在內地受僱於內地公司，現在和雇主內地公司發生勞動合同糾紛，需要在內地委托律師起訴雇主，法院要求我提供委托公証《授權書》。我需要辦什麼委托公証文件？

 

你需要在香港在中國委托公証人面前簽署一份《授權書》，授權內地律師在訴訟中代表你。在簽署《授權書》之前，你需問清楚內地律師的律師執照資料和內地律師要求的代理權限。

問11：我是香港永久居民，2016年在美國結婚，後在香港地區法院離婚。現在需要和一個內地人結婚，我需要辦一個《申請結婚登記》，需要離婚文件的原件嗎？

 

辦理去內地結婚用的《申請結婚登記聲明書》，首先需要當事人在香港入境處申請一份香港婚姻登記處出具的【無婚姻記錄證明書】(日期必須是辦理公証之日起前3個月內)；因當事人有離婚歷史，同時需要提供香港法庭簽發的暫准判令轉為絕對判令證明書原件。當事人準備前述文件後，可以安排見證簽署《申請結婚登記聲明書》，其後提交聲明書到中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章。

問12： 我是香港永久居民，2016年在香港結婚，2023年在香港地區法院離婚，有一個子女；現在單身；我要在深圳買房，如何做《婚姻及家庭狀況聲明書》？

 

辦理內地買房用的《婚姻及家庭狀況聲明書》，首先需要當事人申請一份香港婚姻登記處出具的【無婚姻記錄證明書】(日期必須是辦理公証之日起前3個月內)；同時委託人需要提供：
a.香港永久居民身份證(原件面簽时提交复印)；
b.回鄉證(原件面簽时提交复印)；
c.香港法庭簽發的暫准判令轉為絕對判令證明書(原件面簽时提交复印)；
d.子女永久居民身份證和回鄉證(原件面簽时提交复印)
e.子女出生證明(原件面簽时提交复印)；

問13：我司是香港公司，計劃到上海註冊內地公司，是做【公司資料(狀況)證明】？還是做【董事決議證明】？文件需要蓋中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章嗎？

 

上海工商管理部門已經規定，去上海註冊內地子公司的香港公司，必須要做簡化版的【董事決議證明】，不能做【公司資料(狀況)證明】。文件是需要在中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章後，內地工商管理部門才會接受。

問14： 我司是香港公司，有3位董事，計劃到廣州註冊內地公司，需要全體董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？

 

就註冊內地公司目的辦理簡化版的【董事決議證明】公証文件，不需要全體董事去委托公証人面簽董事決議，董事決議可以由3位董事自行安排簽名。但需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。如果沒有任何董事在香港，公司也可以簽署董事書面決議委任一位在香港的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，親自在委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的董事決議是真實和有效的。

問15：我司是香港公司，在內地法院起訴內地公司，需要委託內地律師代為訴訟，內地法院要求我司提供香港委託公證授權文件，如何辦？

 

委託內地律師代為訴訟，香港公司首先需要通過董事決議，董事決議可以自行安排簽署。其後需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。如果沒有任何董事在香港，公司也可以簽署董事書面決議委任一位在香港的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，親自在委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，委託公證人會簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問16： 我司是香港公司，有3位董事，在内地有一个外商投資企業。現在要變更內地外商投資企業的法定代表人。內地工商部門要求我司提供香港委託公證的董事決議。需要3位董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？

 

香港公司變更內地外商投資企業的法定代表人，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，因此香港公司的董事決議不可以自行簽署， 而是需要3位董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保決議符合全體董事的意願。如果3位董事不能在香港親自在委托公証人面簽董事決議。可以替代的文件是，內地外商投資企業的法定代表人（即董事決議通過將被免任的）在香港親自見委托公証人面簽《離任/變更權益確認書》，確認同意免任內地外商投資企業的法定代表人。委托公証人在收到符合程序的文件後，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問17：我司是香港公司，有5位董事，在内地設有一个外商投資企業。香港公司要出售內地外商投資企業的股權。3位董事同意出售股權，另2位董事不同意出售。我司是否3位董事（符合法定人數）親自去委托公証人面簽董事決議就可以辦理公證嗎？

 

香港公司出售內地外商投資企業的股權，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，香港公司的董事決議不可以自行簽署，需要香港公司全體董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保全體董事知曉決議及決議符合大多數董事的意願。委托公証人在收到符合程序的公司決議文件後，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將【董事決議證明】提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問18： 我司是香港公司，有1位董事，計劃到四川註冊內地公司。我司明白到四川省成都市註冊內地公司，按要求需要做簡化版的【董事決議證明】。我司的董事不方便到内地簽文件，想委託內地的員工簽文件，可以嗎？

 

簡化版的【董事決議證明】的工作指引是，董事決議內的授權簽字人，必須是香港公司的董事，不能是其他第3人。故董事決議不能委託內地的員工簽文件。

問19：我司是香港公司，在河北省某市設有內地公司，需要將內地公司的股權質押給銀行，並到內地工商部門辦理質押登記。內地工商政府部門通知我司需要辦【公司資料(狀況)證明】。委託公証人要求我司辦【董事決議證明】。我司應該辦什麼類型委托公証文件呢？

 

香港公司在內地的工商變更登記業務，分散到內地各省市，每一個地區處理的機會相對較少。就需要做什麼類型文件的符合委託公証的規則，當事人應該聽取委託公証人的意見。辦理香港公司內地子公司的股權質押登記事宜，需要辦理的公證文件是【董事決議證明】。當事人公司首先需要通過決議同意股權質押，其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的。完成上述手續後，委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問20： 我司是香港公司，在2021年3月1日通過董事決議授權王某代表公司到內地簽署貸款合同，當時沒有公證該份決議。現銀行要求提供公證的董事決議。我司能夠辦2021年3月1日董事決議的公證文件嗎？

 

委託公證人無法證明一份過去日期的董事決議是否是真實的。可以用的工作方法是當事人公司通過一份現在日期的董事決議，在決議中重新確認或同意2021年3月1日董事決議的內容。其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問21：我司是香港公司，有3位董事，需要和内地公司簽署合作協議。內地公司要求香港公司的法定代表人簽署合同，並且要求公證法定代表人身份證明書。我司沒有法定代表人，可以做什麼類型的委托公證文件呢？

 

可以考虑做【董事決議證明】委託公證文件。和內地的規定不同，香港《公司條例》規定香港公司設有董事職位，但沒有規定法定代表人職位。如果開展業務的需要，香港公司可以考慮通過董事決議，委任公司的其中一位董事為法定代表人，並授權董事簽署法定代表人證明書。香港公司為此目的通過的董事決議，在完成委托公證所需的程序要求後，委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問22： 我司是香港公司，有5位董事，在內地外商投資企業派出的授權代表和有權簽字人董事王某退休了，需要換董事李某為新的授權代表和有權簽字人。內地工商部門要求香港公司提供公證的董事決議確認變更，可以做【董事決議證明】公證文件嗎？

 

可以考虑做【董事決議證明】公證文件。更換內地的授權代表和授權簽字人是公司重要的決定，同事也涉及改變個人權益。故香港公司需要通過董事決議確認變更授權代表和有權簽字人這一事項。如需要將此類決議辦理中國委托公証手續，委托公証人需要按程序確認董事決議的真實性，並需要原授權代表王某在香港親自見委托公証人，面簽《離任/變更權益確認書》，確認王某同意免去內地外商投資企業的授權代表和授權簽字人。在完成委托公証所需的前述要求後，委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問23：我司是香港公司，在內地開展業務，簽合同前內地合作機構要求公證我司的印章，可以做什麼類型的公證文件嗎？

 

和內地的公司法規定不同，香港沒有公司印章的登記制度。公司使用何種樣式的印章是由公司董事或董事會決定。故可以通過董事決議，在決議內確認公司使用的印章樣式，然后將董事決議進行公證。委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。

問24： 我司是香港公司，在內地起訴内地公司。內地法院要求我司提供在香港合法存在的證明。委托公証人為我司出具了【公司資料(狀況)證明】。公証文件附件中有一份“該公司的受保護資料”。為什麼需要這份文件？

 

香港《公司條例》實行新的規定，由2022年10月24日起，公司註冊處不得提供董事的通常住址以及董事、公司秘書等的身份證或護照的完整號碼（前述資料即稱為「受保護資料」）讓公眾查閱。委托公証人在出具公証文書時，需要為內地用文機構提供董事身份證明的完整信息。為此目的，委托公証人需要在公司註冊處查册董事身份證明的完整信息，並體現在公證文書中。該份查冊記錄即為公證文件附件內的“該公司的受保護資料”。

問26：我是內地居民，受僱於內地公司。該內地公司是香港某上市公司（在開曼群島註冊）的子公司。雇主公司向我授出香港上市公司股份認購權利。現在我和內地雇主公司發生勞動合同糾紛，也涉及香港上市公司股份認購權利。內地法院要求將香港上市公司列為關係人，並需提供香港上市公司合法存在的公證文件。我需要辦什麼公證文件？

 

如果開曼群島公司是香港上市公司，經查冊，該香港上市公司已在香港公司註冊處登記為註冊非香港公司。當事人可以做一份《註冊非香港公司資料(狀況)證明》，證明該香港上市公司的基本資料。 該份文件由委托公証人查冊註冊處登記資料後完成。

問28：我司是香港公司，計劃到上海和深圳兩地註冊公司，需要做簡化版【公司董事決議證明】。2023年推出中國委托公証（香港）信息化平台新工作方法後，當事人領取的文件有什麼變化呢？

 

香港公司去內地註冊公司，已實行簡化版【公司董事決議證明】格式的城市，委托公證文件是通過電子文檔向中國法律服務（香港）有限公司提交文件進行批核。委托公証人不再簽署紙板的公證文件。完成工作後，當事人收到的是蓋有轉遞章的電子版本的复印本，簡化版【公司董事決議證明】公證文件不再是簽名文件的原件。

問30：香港公司註冊處實行新的制度，從2023年12月27日起，取消公司編號，用香港公司商業登記證號碼前8位數字作為香港公司的"唯一業務識別碼"。此項修訂，對公司類的【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】是否會有影響？

 

為反映上述法律的修改，從2023年12月27日起，【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】及其他和公司類相關的委托公證文件，需要在“公司編號”的表述上做出調整。具體如下：

• 首先，在委托公證文件中不再寫原有的公司標號，改為寫商業登記證號碼前8位數字；
• 其次，在委托公證文件中，增加標註『原公司編號於2023年12月27日起被該公司的商業登記證號碼首8位數字取代』；
• 第三，需要在委托公證文件的附件內增加一份附件文檔，即『公司註冊處發出的有關商業登記證號碼作為唯一業務識別碼的參考文件複印本』。上述調整，方便內地用文機構了解香港公司法律的最新修改。