周建紅律師行
中國委托公証人 周建紅律師
常見問題(二)
- 香港公司董事決議證明
問1：我司是香港公司，計劃去廣州註冊內地公司，現需要做【董事決議證明】。我司是獨任董事，董事不在香港，可以做嗎？
當事人公司首先需要通過唯一董事書面決議同意在內地註冊公司。如果公司唯一董事不在香港，可以簽署唯一董事書面決議委任一位在香港的人士為公司的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，代表公司親自到委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的唯一董事書面決議是真實的和有效的。
問2：我司是香港公司，計劃到去內地註冊公司，可以做【公司資料(狀況)證明】格式的委托公証文件嗎？
內地工商管理部門對香港公司去內地註冊公司提供的委托公証文件有不同的格式要求，即【公司資料(狀況)證明】和簡化版【董事決議證明】兩種格式。如北京市/上海市/廣州市/深圳/四川全省/海南全省等工商管理部門要求做簡化版的【董事決議證明】（同時使用簡化版的【董事決議證明】的省份和城市也在增加之中）。
故當事人需要辦理委託公証文件時，首先需詢問委託公証人意見，確定正確格式，以免委托公証文件格式不適當，在內地不能使用。
問3：我司是香港公司，計劃到上海註冊內地公司，是做【公司資料(狀況)證明】？還是做【董事決議證明】？文件需要蓋中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章嗎？
上海工商管理部門已經規定，去上海註冊內地子公司的香港公司，必須要做簡化版的【董事決議證明】，不能做【公司資料(狀況)證明】。文件是需要在中國法律服務(香港) 有限公司蓋轉遞章後，內地工商管理部門才會接受。
問4： 我司是香港公司，有3位董事，計劃到廣州註冊內地公司，需要全體董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？
就註冊內地公司目的辦理簡化版的【董事決議證明】公証文件，不需要全體董事去委托公証人面簽董事決議，董事決議可以由3位董事自行安排簽名。但需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。
如果沒有任何董事在香港，公司也可以簽署董事書面決議委任一位在香港的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，親自在委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的董事決議是真實和有效的。
問5：我司是香港公司，在內地法院起訴內地公司，需要委託內地律師代為訴訟，內地法院要求我司提供香港委託公證授權文件，如何辦？
委託內地律師代為訴訟，香港公司首先需要通過董事決議，董事決議可以自行安排簽署。其後需要委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。
如果沒有任何董事在香港，公司也可以簽署董事書面決議委任一位在香港的授權代表。該授權代表需要帶董事決議原件，親自在委托公証人面前簽署確認函，確認所提供的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，委託公證人會簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問6： 我司是香港公司，有3位董事，在内地有一个外商投資企業。現在要變更內地外商投資企業的法定代表人。內地工商部門要求我司提供香港委託公證的董事決議。需要3位董事親自去委托公証人面簽董事決議嗎？
香港公司變更內地外商投資企業的法定代表人，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，因此香港公司的董事決議不可以自行簽署， 而是需要3位董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保決議符合全體董事的意願。
如果3位董事不能在香港親自在委托公証人面簽董事決議。可以替代的文件是，內地外商投資企業的法定代表人（即董事決議通過將被免任的）在香港親自見委托公証人面簽《離任/變更權益確認書》，確認同意免任內地外商投資企業的法定代表人。
委托公証人在收到符合程序的文件後，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問7：我司是香港公司，有5位董事，在内地設有一个外商投資企業。香港公司要出售內地外商投資企業的股權。3位董事同意出售股權，另2位董事不同意出售。我司是否3位董事（符合法定人數）親自去委托公証人面簽董事決議就可以辦理公證嗎？
香港公司出售內地外商投資企業的股權，屬於一項對他人權益有可能產生重大影響的行為，香港公司的董事決議不可以自行簽署，需要香港公司全體董事在香港親自見委托公証人面簽董事決議，確保全體董事知曉決議及決議符合大多數董事的意願。
委托公証人在收到符合程序的公司決議文件後，可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將【董事決議證明】提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問8： 我司是香港公司，有1位董事，計劃到四川註冊內地公司。我司明白到四川省成都市註冊內地公司，按要求需要做簡化版的【董事決議證明】。我司的董事不方便到内地簽文件，想委託內地的員工簽文件，可以嗎？
簡化版的【董事決議證明】的工作指引是，董事決議內的授權簽字人，必須是香港公司的董事，不能是其他第3人。故董事決議不能委託內地的員工簽文件。
問9：我司是香港公司，在河北省某市設有內地公司，需要將內地公司的股權質押給銀行，並到內地工商部門辦理質押登記。內地工商政府部門通知我司需要辦【公司資料(狀況)證明】。委託公証人要求我司辦【董事決議證明】。我司應該辦什麼類型委托公証文件呢？
香港公司在內地的工商變更登記業務，分散到內地各省市，每一個地區處理的機會相對較少。就需要做什麼類型文件的符合委託公証的規則，當事人應該聽取委託公証人的意見。
辦理香港公司內地子公司的股權質押登記事宜，需要辦理的公證文件是【董事決議證明】。當事人公司首先需要通過決議同意股權質押，其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的。
完成上述手續後，委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問10： 我司是香港公司，在2021年3月1日通過董事決議授權王某代表公司到內地簽署貸款合同，當時沒有公證該份決議。現銀行要求提供公證的董事決議。我司能夠辦2021年3月1日董事決議的公證文件嗎？
委託公證人無法證明一份過去日期的董事決議是否是真實的。可以用的工作方法是當事人公司通過一份現在日期的董事決議，在決議中重新確認或同意2021年3月1日董事決議的內容。
其後委派任何一位董事親自在香港在中國委托公証人面簽確認函，確認公司通過的董事決議是真實的和有效的。完成上述手續後，
委託公證人就可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問11：我司是香港公司，有3位董事，需要和内地公司簽署合作協議。內地公司要求香港公司的法定代表人簽署合同，並且要求公證法定代表人身份證明書。我司沒有法定代表人，可以做什麼類型的委托公證文件呢？
可以考虑做【董事決議證明】委託公證文件。和內地的規定不同，香港《公司條例》規定香港公司設有董事職位，但沒有規定法定代表人職位。如果開展業務的需要，香港公司可以考慮通過董事決議，委任公司的其中一位董事為法定代表人，並授權董事簽署法定代表人證明書。
香港公司為此目的通過的董事決議，在完成委托公證所需的程序要求後，委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問12： 我司是香港公司，有5位董事，在內地外商投資企業派出的授權代表和有權簽字人董事王某退休了，需要換董事李某為新的授權代表和有權簽字人。內地工商部門要求香港公司提供公證的董事決議確認變更，可以做【董事決議證明】公證文件嗎？
可以考虑做【董事決議證明】公證文件。更換內地的授權代表和授權簽字人是公司重要的決定，同事也涉及改變個人權益。故香港公司需要通過董事決議確認變更授權代表和有權簽字人這一事項。
如需要將此類決議辦理中國委托公証手續，委托公証人需要按程序確認董事決議的真實性，並需要原授權代表王某在香港親自見委托公証人，面簽《離任/變更權益確認書》，確認王某同意免去內地外商投資企業的授權代表和授權簽字人。
在完成委托公証所需的前述要求後，委托公証人可以簽署【董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問13：我司是香港公司，在內地開展業務，簽合同前內地合作機構要求公證我司的印章，可以做什麼類型的公證文件嗎？
和內地的公司法規定不同，香港沒有公司印章的登記制度。公司使用何種樣式的印章是由公司董事或董事會決定。故可以通過董事決議，在決議內確認公司使用的印章樣式，然后將董事決議進行公證。
委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問14： 我司是香港公司，在內地起訴内地公司。內地法院要求我司提供在香港合法存在的證明。委托公証人為我司出具了【公司資料(狀況)證明】。公証文件附件中有一份“該公司的受保護資料”。為什麼需要這份文件？
香港《公司條例》實行新的規定，由2022年10月24日起，公司註冊處不得提供董事的通常住址以及董事、公司秘書等的身份證或護照的完整號碼（前述資料即稱為「受保護資料」）讓公眾查閱。
委托公証人在出具公証文書時，需要為內地用文機構提供董事身份證明的完整信息。為此目的，委托公証人需要在公司註冊處查册董事身份證明的完整信息，並體現在公證文書中。該份查冊記錄即為公證文件附件內的“該公司的受保護資料”。
問15：我司是香港公司，有3個董事，到上海註冊公司，因無法確定由哪位董事代表公司簽名，故董事決議同意授權任何一個董事可以代表公司簽名。是否留任何一個董事的簽名在決議內就可以了？
香港公司到上海註冊公司，需要用簡化版的【公司董事決議證明】。簡化版的【公司董事決議證明】文件要求確認公司董事的簽名樣式。如董事決議是授權任何一個董事可以代表公司簽名的，董事決議文件內需要安排3個董事留下簽名樣式，而非其中一個董事的簽名樣式。
委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。
問16：我是內地居民，受僱於內地公司。該內地公司是香港某上市公司（在開曼群島註冊）的子公司。雇主公司向我授出香港上市公司股份認購權利。現在我和內地雇主公司發生勞動合同糾紛，也涉及香港上市公司股份認購權利。內地法院要求將香港上市公司列為關係人，並需提供香港上市公司合法存在的公證文件。我需要辦什麼公證文件？
如果開曼群島公司是香港上市公司，經查冊，該香港上市公司已在香港公司註冊處登記為註冊非香港公司。當事人可以做一份《註冊非香港公司資料(狀況)證明》，證明該香港上市公司的基本資料。 該份文件由委托公証人查冊註冊處登記資料後完成。
問17：我在網絡上看到，2023年已經推出中國委托公証（香港）信息化平台。現在辦理委托公證文件是否當事人不用來香港，可以通過視頻進行？
中国委托公証（香港）信息化平台是用於委托公證人通過電子方式向中國法律服務（香港）有限公司提交文件進行批核。該平台並非用於當事人通過電子方式或視頻方式辦理中國委托公證文件。 當事人需要親自來香港簽名及委托公證人在香港見證當事人簽名的工作規則並沒有變化。
問18：我司是香港公司，計劃到上海和深圳兩地註冊公司，需要做簡化版【公司董事決議證明】。2023年推出中國委托公証（香港）信息化平台新工作方法後，當事人領取的文件有什麼變化呢？
香港公司去內地註冊公司，已實行簡化版【公司董事決議證明】格式的城市，委托公證文件是通過電子文檔向中國法律服務（香港）有限公司提交文件進行批核。委托公証人不再簽署紙板的公證文件。
完成工作後，當事人收到的是蓋有轉遞章的電子版本的复印本，簡化版【公司董事決議證明】公證文件不再是簽名文件的原件。
問19：我司是香港公司，在北京參與訴訟案件，需要做【公司董事決議證明】委託內地律師為代理人。公司類的公證文件是否都在中國委托公証（香港）信息化平台上完成嗎？
中國委托公証（香港）信息化平台2023年剛剛運行，目前在這個平台上工作的公證文書僅限於簡化版【公司董事決議證明】，公證文書的用途限於在內地註冊公司及註冊完成後內地公司各項登記變更等。
委托內地律師參與訴訟事宜，不適用簡化版【公司董事決議證明】。由於公證文件種類繁多及內容複雜，其他公司類的公證文書和個人類的公證文書現在仍然是由中國委托公証人簽署紙板的公證文件。
問20：香港公司註冊處實行新的制度，從2023年12月27日起，取消公司編號，用香港公司商業登記證號碼前8位數字作為香港公司的"唯一業務識別碼"。此項修訂，對公司類的【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】是否會有影響？
為反映上述法律的修改，從2023年12月27日起，【公司董事決議證明】和【公司資料(狀況)證明】及其他和公司類相關的委托公證文件，需要在“公司編號”的表述上做出調整。具體如下：
- 首先，在委托公證文件中不再寫原有的公司標號，改為寫商業登記證號碼前8位數字；
- 其次，在委托公證文件中，增加標註『原公司編號於2023年12月27日起被該公司的商業登記證號碼首8位數字取代』；
- 第三，需要在委托公證文件的附件內增加一份附件文檔，即『公司註冊處發出的有關商業登記證號碼作為唯一業務識別碼的參考文件複印本』。上述調整，方便內地用文機構了解香港公司法律的最新修改。
問21：【公司董事決議證明可以全國用嗎？】我司是香港公司，在北京參與訴訟案件，需要做《公司董事決議證明》委託內地律師為代理人。我司還沒有確定在內地哪個城市起訴，《公司董事決議證明》公證文件的附註用途，可否不寫特定的城市，而寫“在內地參與訴訟”嗎？
在公證文件上寫明用文的城市是規範公證書使用的重要步驟，方便用文機構核查文件的真實性。內地民事訴訟法律對於訴訟的管轄地有明確的規定，對於特定的案件，可以基本判斷在哪個城市提起訴訟。
如果案件可能在一個以上城市展開訴訟或可能有一個以上法院有管轄權的，律師需要選擇合適的法院，公證文件的用途可以寫用於多餘一個以上城市參與訴訟，但不允許籠統地寫“在內地參與訴訟”。
實踐中，有關知識產權的侵權糾紛案件，侵權地可能遍布全國各個城市，受托律師需要在各地調查取證及起訴。遇到此類個案，可以由委托公證人為客戶向中國法律服務有限公司提出書面申請，豁免寫公證文件使用的具體城市。
問22：【公司董事決議證明的用途可以是訴訟或仲裁嗎？】我司是香港公司，和杭州企業發生經濟糾紛，需要辦理委托公證文件，委託內地律師為代理人。我司還沒有確定是進行訴訟，還是提起仲裁。《公司董事決議證明》公證文件的附註用途，可否寫“在浙江省杭州市參與訴訟和仲裁”嗎？
內地的民事訴訟法及仲裁法均規定，如果當事人之間已達成書面的仲裁協議，不得向人民法院起訴。除非沒有仲裁協議，當事人可以向人民法院起訴。
故對於已發生糾紛的案件，是採用訴訟或仲裁，在案件的初始階段應該是明確的，即『或審或裁』。故當事人在委託辦理《公司董事決議證明》時，對於採用訴訟或仲裁，應該是已經有確定的方案。因此公證文件的用途只能選擇一種參與訴訟或參與仲裁。
問23：【上海用的公司董事決議證明有什麼特別要求】我司需要去上海設立外商投資企業， 去上海用的《公司董事決議證明》需要特別留意什麼嗎？
去上海辦理工商登記，需要採用簡化版《公司董事決議證明》格式。董事決議的內容除了同意設立外商投資企業外，上海的工商登記機構要求董事決議的有權簽證人必須是公司董事，同時在董事決議內必須要寫清楚授權董事的回鄉證號碼。
問24：【浙江用的公司董事決議證明是簡化版】我司需要去浙江省的幾個城市設立外商投資企業， 去浙江省用的《公司董事決議證明》格式有最新發展嗎？
去浙江省辦理工商登記， 從2024年6月1日起， 需要採用簡化版《公司董事決議證明》格式， 委託公證人實行電子提交。不再可以用《公司資料(狀況)證明》格式。董事決議的有權簽證人必須是公司董事。
問25：【公司迄今仍存在證明】B公司準備用公司名義持有內地的一幢商業大樓。需要提供公司迄今仍存在證明，可以單獨就公司迄今仍存在證明辦理公證嗎？
“公司迄今仍存在證明”是證明香港公司維持良好註冊地位的文件。該文件的公證需要和公司註冊證書和商業登記證一併辦理。如果公司曾改名，需要一併附上過往所有的公司更改名稱證書。
如果公司是在2023年12月27日前註冊的， 還需要附上公司註冊處發出的證明該公司編號變更為商業登記證號碼的參考文件。
問26：【公司董事決議證明】A公司是香港公司，需要在內地簽貸款合同。內地銀行要求A公司委任“法律負責人”代表簽署合同，並提供公司委任文件的公證文件。如何辦理委任公司的法律負責人的公證文件呢？
香港公司條例規定，有權代表香港公司對外簽署文件的是公司董事，公司委任的授權代表及有權簽字人。“法律負責人”並非法律用語，概念不清楚，難以確定其權限範圍。建議用法律術語“董事或授權代表或有權簽字人”。A公司可以按章程規定通過董事決議委任董事或授權代表代表公司簽署文件。並按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。
問27：【公司董事決議證明】X公司有4個董事，其中一名董事向律師提供了一份董事會書面決議。該董事會書面決議有2位董事簽名， 決議授權其中一位董事向內地銀行借款並簽署文件。X公司要求辦理《公司董事決議證明》公證文件，可以辦理嗎？
經查X公司章程的規定，董事會議的法定人數是3人。X公司的章程同時規定，公司如簽署董事書面決議，需全體董事簽名。因此X公司現在提供的由2個董事簽名的決議不符合章程的規定。X公司或需召開董事會議， 由3個董事簽署董事會議記錄; 或安排全體董事簽署董事書面決議。其後按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。
問28：【公司董事決議證明】A公司有2個董事，其中一名董事王先生是內地人，沒有護照。公司秘書在委任王先生擔任董事時，在表格ND2A上護照欄目的上端空格位置填報了其中國身份證號碼。由於考慮到香港受保護資料的規定，公司秘書填報了王先生的內地身份證部分號碼。現在A公司通過決議在內地設立外商投資企業， 要求辦理《公司董事決議證明》。A公司登記文件會否需要更正？
辦理《公司董事決議證明》的公證文件，需要清楚寫明公司董事的姓名及其所持有的證件信息，以便內地機構可以核實。現行香港公司註冊登記制度的受保護資料制度，允許香港身份證或護照只向公眾披露部分號碼，無需披露全部號碼， 以保護個人私隱。律師或法律允許的其他專業工作者為工作需要得到授權可以查冊到相關董事的身份證明文件/或護照的全部號碼，記錄到《公司董事決議證明》文件內。
如果在董事委任文件中部分披露董事的中國身份證號碼，律師無法通過查冊受保護資料獲得該董事中國身份證的全部號碼，無法完成《公司董事決議證明》所需的全部資料記載。故需要A公司先安排更正董事委任文件，或披露董事的全部內地身份證號碼，或用該董事的護照為登記的身份證證件替代。完成文件更正後，按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。
問29：【公司董事決議證明】B公司有2個董事，董事之間有爭論。其中一個董事向公司註冊處提交了辭去董事的表格ND4。現在B公司的唯一董事通過決議，要求辦理到深圳註冊外商投資企業的《公司董事決議證明》，B公司登記文件會否需要更新？
辦理《公司董事決議證明》的公證文件，重要的步驟是需要在香港公司註冊處核實公司董事的登記信息，確保簽署決議的董事是和公司註冊處登記資料相一致。香港公司條例規定，公司董事可以隨時辭去董事職位(公司章程另有規定的除外)。但公司董事自行提交表格ND4即公司秘書及董事辭職通知書給公司註冊處後，根據公司條例的要求，公司本身需要向公司註冊處提交表格ND2A即更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)，申報公司董事辭職。
上面個案中，B公司董事自行提交了公司秘書及董事辭職通知書，B公司需要向公司註冊處提交更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)後，才能辦理《公司董事決議證明》公證文件。
問30：【公司董事決議證明】王生持有一間香港Y公司，是唯一股東，由劉小姐擔任唯一董事。劉小姐持有一間內地的開心有限公司，是開心有限公司的唯一股東和董事。現在Y公司需要收購內地的開心有限公司。Y公司通過唯一董事決議，要求辦理公司《公司董事決議證明》公證文件，可以辦理嗎？
香港公司章程，通常有規定董事不能對自身有利益衝突的決議參與表決，除非公司其他董事同意豁免有利益衝突的董事無需遵從公司章程的規定。
本案中，如果Y 公司的章程有相同的規定，不允許有利益衝突的董事參與表決，則劉小姐不能代表公司作出董事決議，因為被收購的開心有限公司是屬於劉小姐個人，通過的決議存在個人利益。另由於劉小姐是公司唯一董事，也無其他董事可以做出豁免。故劉小姐不可以簽署公司的董事決議收購開心有限公司。對於此項收購，Y 公司可以考慮通過股東決議來批准。辦理《公司股東決議證明》的公證文件。
問31：【公司董事決議證明】 楊生是香港Y公司的董事之一，Y公司有15個董事。楊生提供一份董事會議記錄，同意在廣州設立外商投資企業。該份董事會議記錄由4個董事簽名。這份董事決議可以辦理《公司董事決議證明》公證文件嗎？
香港公司章程，通常有規定召開董事會議的法定人數。只有符合董事會議法定人數而召開的會議及其在該會議上簽署的決議才是一份有效的決議。在審查董事會議記錄/或書面決議時需要特別留意是否符合章程規定的董事會議/或通過書面決議的法定人數。
本案中，Y公司有15個董事， 查閱該公司的章程，召開董事會議的法定人數是不少於公司在任董事總人數的百分之四十（40%）。因此，Y公司需要至少6位董事出席董事會議才達到法定人數。楊生提供的由4個董事簽名的董事決議不符合章程的規定。需要重新召開會董事會議，安排符合法定人數的董事出席會議及簽署決議，其後按程序辦理《公司董事決議證明》的公證文件。
問32：【公司董事決議證明】香港X公司有張生和王生2個董事，張生和王生合共持有X公司20%的股份，其餘股份由8位股東持有。X公司在內地持有一幢寫字樓。現張生和王生通過公司董事書面決議，同意出售內地的寫字樓。這份董事決議可以辦理《公司董事決議證明》的公證文件嗎？
香港公司章程，通常規定董事行使公司的管理權包括董事享有簽訂合約，購買和處置及抵押資產的權利。但也有一些香港公司的章程，為了保護股東，限制董事行使權利損害股東的利益，章程內會有特別的規定。規定董事不能通過某些決議如不能出售公司資產，不能抵押公司的資產，除非得到股東決議的批准及授權。
本案中，X公司是由10個股東組成的公司，其章程中有特別規定，公司如處置及抵押和出售公司的資產，需要得到公司持有75%或以上股東的同意。因此由董事張生和王生通過的出售內地寫字樓的董事決議，並不是一個有效的決議，還需要提供股東決議。X公司需要通過股東決議，批准出售內地寫字樓後，再辦理《公司董事決議證明》的公證文件。
問33：【公司董事決議證明】開心有限公司需要去廣州註冊設立外商投資企業。王生是唯一股東和董事。王生提供了唯一董事書面決議，股東名冊和沒有董事證件號碼的董事名冊，因為公司秘書堅持董事名冊內的董事證件號碼是受保護的資料，只需披露部分號碼。開心有限公司的文件可以辦理去廣州註冊外商投資企業用的《公司唯一董事決議證明》及辦理公證文件轉遞嗎？
公司註冊處實行的受保護資料制度，是為了保護董事隱私。該制度適用於公司註冊登記和其後董事變更申報表格和周年申報表中是否向公眾披露董事資料的安排。而香港公司董事名冊是公司需要保留的法定文件，必須記錄的內容則受《公司條例》第643條的規管。就董事名冊而言，《公司條例》要求載有每名董事現時姓名、曾用名(如有)、通常住址及通訊地址及身份證號碼或(如該董事沒有身份證)所持有的任何護照號碼及簽發的國家。故此，開心有限公司需要先修正董事名冊，記載公司董事的證件全部號碼，其後辦理《公司唯一董事決議證明》及辦理公證文件的轉遞。
問34：【公司董事決議證明】王生是樂樂有限公司的唯一董事，2019年王生用中國護照辦理公司註冊手續。現在王生已獲批香港身份證。樂樂有限公司在申報2023年周年申報表時，將王生的身份證明文件更新為香港身份證號碼。現在樂樂有限公司需要去山東青島設立外商投資企業，要求辦理《公司唯一董事決議證明》及公證文件的轉遞，樂樂有限公司的文件辦理公證文件的轉遞嗎？
董事在公司註冊處登記身份證明文件的更新，首先需要提交“更改公司秘書及董事詳情通知書（即表格ND2B）更新登記資料。其後才可在周年申報表的身份文件欄目更新董事身份證明文件。上述案例中，樂樂有限公司需要為董事王生先提交表格ND2B更新董事身份資料為香港身份證，其後才可辦理《公司董事決議證明》及辦理公證文件的轉遞。
