周建红律师行
中国委托公证人 周建红律师
常见问题(二)
- 香港公司董事决议证明
问1：我司是香港公司，计划去广州注册内地公司，现需要做【董事决议证明】。我司是独任董事，董事不在香港，可以做吗？
当事人公司首先需要通过唯一董事书面决议同意在内地注册公司。如果公司唯一董事不在香港，可以签署唯一董事书面决议委任一位在香港的人士为公司的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，代表公司亲自到委托公证人面前签署确认函，确认所提供的唯一董事书面决议是真实的和有效的。
问2：我司是香港公司，计划到去内地注册公司，可以做【公司资料(状况)证明】格式的委托公证文件吗？
内地工商管理部门对香港公司去内地注册公司提供的委托公证文件有不同的格式要求，即【公司资料(状况)证明】和简化版【董事决议证明】两种格式。如北京市/上海市/广州市/深圳/四川全省/海南全省等工商管理部门要求做简化版的【董事决议证明】（同时使用简化版的【董事决议证明】的省份和城市也在增加之中）。
故当事人需要办理委托公证文件时，首先需询问委托公证人意见，确定正确格式，以免委托公证文件格式不适当，在内地不能使用。。
问3：我司是香港公司，计划到上海注册内地公司，是做【公司资料(状况)证明】？还是做【董事决议证明】？文件需要盖中国法律服务(香港) 有限公司盖转递章吗？
上海工商管理部门已经规定，去上海注册内地子公司的香港公司，必须要做简化版的【董事决议证明】，不能做【公司资料(状况)证明】。文件是需要在中国法律服务(香港) 有限公司盖转递章后，内地工商管理部门才会接受。
问4： 我司是香港公司，有3位董事，计划到广州注册内地公司，需要全体董事亲自去委托公证人面签董事决议吗？
就注册内地公司目的办理简化版的【董事决议证明】公证文件，不需要全体董事去委托公证人面签董事决议，董事决议可以由3位董事自行安排签名。但需要委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。
如果没有任何董事在香港，公司也可以签署董事书面决议委任一位在香港的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，亲自在委托公证人面前签署确认函，确认所提供的董事决议是真实和有效的。
问5：我司是香港公司，在内地法院起诉内地公司，需要委托内地律师代为诉讼，内地法院要求我司提供香港委托公证授权文件，如何办？
委托内地律师代为诉讼，香港公司首先需要通过董事决议，董事决议可以自行安排签署。其后需要委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。
如果没有任何董事在香港，公司也可以签署董事书面决议委任一位在香港的授权代表。该授权代表需要带董事决议原件，亲自在委托公证人面前签署确认函，确认所提供的董事决议是真实的和有效的。完成上述手续后，委托公证人会签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。
问6： 我司是香港公司，有3位董事，在内地有一个外商投资企业。现在要变更内地外商投资企业的法定代表人。内地工商部门要求我司提供香港委托公证的董事决议。需要3位董事亲自去委托公证人面签董事决议吗？
香港公司变更内地外商投资企业的法定代表人，属于一项对他人权益有可能产生重大影响的行为，因此香港公司的董事决议不可以自行签署， 而是需要3位董事在香港亲自见委托公证人面签董事决议，确保决议符合全体董事的意愿。
如果3位董事不能在香港亲自在委托公证人面签董事决议。可以替代的文件是，内地外商投资企业的法定代表人（即董事决议通过将被免任的）在香港亲自见委托公证人面签《离任/变更权益确认书》，确认同意免任内地外商投资企业的法定代表人。
委托公证人在收到符合程序的文件后，可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。
问7：我司是香港公司，有5位董事，在内地设有一个外商投资企业。香港公司要出售内地外商投资企业的股权。3位董事同意出售股权，另2位董事不同意出售。我司是否3位董事（符合法定人数）亲自去委托公证人面签董事决议就可以办理公证吗？
香港公司出售内地外商投资企业的股权，属于一项对他人权益有可能产生重大影响的行为，香港公司的董事决议不可以自行签署，需要香港公司全体董事在香港亲自见委托公证人面签董事决议，确保全体董事知晓决议及决议符合大多数董事的意愿。
委托公证人在收到符合程序的公司决议文件后，可以签署【董事决议证明】公证文件，并将【董事决议证明】提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。
问8： 我司是香港公司，有1位董事，计划到四川注册内地公司。我司明白到四川省成都市注册内地公司，按要求需要做简化版的【董事决议证明】。我司的董事不方便到内地签文件，想委托内地的员工签文件，可以吗？
简化版的【董事决议证明】的工作指引是，董事决议内的授权签字人，必须是香港公司的董事，不能是其他第3人。故董事决议不能委托内地的员工签文件。
问9：我司是香港公司，在河北省某市设有内地公司，需要将内地公司的股权质押给银行，并到内地工商部门办理质押登记。内地工商政府部门通知我司需要办【公司资料(状况)证明】。委托公证人要求我司办【董事决议证明】。我司应该办什么类型委托公证文件呢？
香港公司在内地的工商变更登记业务，分散到内地各省市，每一个地区处理的机会相对较少。就需要做什么类型文件的符合委托公证的规则，当事人应该听取委托公证人的意见。
办理香港公司内地子公司的股权质押登记事宜，需要办理的公证文件是【董事决议证明】。当事人公司首先需要通过决议同意股权质押，其后委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的。
完成上述手续后，委托公证人就可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。
问10： 我司是香港公司，在2021年3月1日通过董事决议授权王某代表公司到内地签署贷款合同，当时没有公证该份决议。现银行要求提供公证的董事决议。我司能够办2021年3月1日董事决议的公证文件吗？
委托公证人无法证明一份过去日期的董事决议是否是真实的。可以用的工作方法是当事人公司通过一份现在日期的董事决议，在决议中重新确认或同意2021年3月1日董事决议的内容。
其后委派任何一位董事亲自在香港在中国委托公证人面签确认函，确认公司通过的董事决议是真实的和有效的。
完成上述手续后，委托公证人就可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港) 有限公司完成加盖转递章手续。
问11：我司是香港公司，有3位董事，需要和内地公司签署合作协议。内地公司要求香港公司的法定代表人签署合同，并且要求公证法定代表人身份证明书。我司没有法定代表人，可以做什么类型的委托公证文件呢？
可以考虑做【董事决议证明】委托公证文件。和内地的规定不同，香港《公司条例》规定香港公司设有董事职位，但没有规定法定代表人职位。如果开展业务的需要，香港公司可以考虑通过董事决议，委任公司的其中一位董事为法定代表人，并授权董事签署法定代表人证明书。
香港公司为此目的通过的董事决议，在完成委托公证所需的程序要求后，委托公证人可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港)有限公司完成加盖转递章手续。
问12： 我司是香港公司，有5位董事，在内地外商投资企业派出的授权代表和有权签字人董事王某退休了，需要换董事李某为新的授权代表和有权签字人。内地工商部门要求香港公司提供公证的董事决议确认变更，可以做【董事决议证明】公证文件吗？
可以考虑做【董事决议证明】公证文件。更换内地的授权代表和授权签字人是公司重要的决定，同事也涉及改变个人权益。故香港公司需要通过董事决议确认变更授权代表和有权签字人这一事项。
如需要将此类决议办理中国委托公证手续，委托公证人需要按程序确认董事决议的真实性，并需要原授权代表王某在香港亲自见委托公证人，面签《离任/变更权益确认书》，确认王某同意免去内地外商投资企业的授权代表和授权签字人。
在完成委托公证所需的前述要求后，委托公证人可以签署【董事决议证明】公证文件，并将文件提交中国法律服务(香港)有限公司完成加盖转递章手续。
问13：我司是香港公司，在內地開展業務，簽合同前內地合作機構要求公證我司的印章，可以做什麼類型的公證文件嗎？
和內地的公司法規定不同，香港沒有公司印章的登記制度。公司使用何種樣式的印章是由公司董事或董事會決定。故可以通過董事決議，在決議內確認公司使用的印章樣式，然后將董事決議進行公證。
委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港) 有限公司完成加蓋轉遞章手續。
问14：我司是香港公司，在內地起訴内地公司。內地法院要求我司提供在香港合法存在的證明。委托公証人為我司出具了【公司資料(狀況)證明】。公証文件附件中有一份“該公司的受保護資料”。為什麼需要這份文件？
香港《公司條例》實行新的規定，由2022年10月24日起，公司註冊處不得提供董事的通常住址以及董事、公司秘書等的身份證或護照的完整號碼（前述資料即稱為「受保護資料」）讓公眾查閱。
委托公証人在出具公証文書時，需要為內地用文機構提供董事身份證明的完整信息。為此目的，委托公証人需要在公司註冊處查册董事身份證明的完整信息，並體現在公證文書中。該份查冊記錄即為公證文件附件內的“該公司的受保護資料”。
问15：我司是香港公司，有3個董事，到上海註冊公司，因無法確定由哪位董事代表公司簽名，故董事決議同意授權任何一個董事可以代表公司簽名。是否留任何一個董事的簽名在決議內就可以了？
香港公司到上海註冊公司，需要用簡化版的【公司董事決議證明】。簡化版的【公司董事決議證明】文件要求確認公司董事的簽名樣式。如董事決議是授權任何一個董事可以代表公司簽名的，董事決議文件內需要安排3個董事留下簽名樣式，而非其中一個董事的簽名樣式。
委托公証人在對董事決議完成查証核實程序後，可以簽署【公司董事決議證明】公證文件，並將文件提交中國法律服務(香港)有限公司完成加蓋轉遞章手續。
问16：我是内地居民，受雇于内地公司。该内地公司是香港某上市公司（在开曼群岛注册）的子公司。雇主公司向我授出香港上市公司股份认购权利。现在我和内地雇主公司发生劳动合同纠纷，也涉及香港上市公司股份认购权利。内地法院要求将香港上市公司列为关系人，并需提供香港上市公司合法存在的公证文件。我需要办什么公证文件？
如果开曼群岛公司是香港上市公司，经查册，该香港上市公司已在香港公司注册处登记为注册非香港公司。当事人可以做一份《注册非香港公司资料(状况)证明》，证明该香港上市公司的基本资料。该份文件由委托公证人查册注册处登记资料后完成。
问17：我在网络上看到，2023年已经推出中国委托公证（香港）信息化平台。现在办理委托公证文件是否当事人不用来香港，可以通过视频进行？
中国委托公证（香港）信息化平台是用于委托公证人通过电子方式向中国法律服务（香港）有限公司提交文件进行批核。该平台并非用于当事人通过电子方式或视频方式办理中国委托公证文件。当事人需要亲自来香港签名及委托公证人在香港见证当事人签名的工作规则并没有变化。
问18：我司是香港公司，计划到上海和深圳两地注册公司，需要做简化版【公司董事决议证明】。 2023年推出中国委托公证（香港）信息化平台新工作方法后，当事人领取的文件有什么变化呢？
香港公司去内地注册公司，已实行简化版【公司董事决议证明】格式的城市，委托公证文件是通过电子文档向中国法律服务（香港）有限公司提交文件进行批核。委托公证人不再签署纸板的公证文件。
完成工作后，当事人收到的是盖有转递章的电子版本的复印本，简化版【公司董事决议证明】公证文件不再是签名文件的原件。
问19：我司是香港公司，在北京参与诉讼案件，需要做【公司董事决议证明】委托内地律师为代理人。公司类的公证文件是否都在中国委托公证（香港）信息化平台上完成吗？
中国委托公证（香港）信息化平台2023年刚刚运行，目前在这个平台上工作的公证文书仅限于简化版【公司董事决议证明】，公证文书的用途限于在内地注册公司及注册完成后内地公司各项登记变更等。
委托内地律师参与诉讼事宜，不适用简化版【公司董事决议证明】。由于公证文件种类繁多及内容复杂，其他公司类的公证文书和个人类的公证文书现在仍然是由中国委托公证人签署纸板的公证文件。
问20：香港公司注册处实行新的制度，从2023年12月27日起，取消公司编号，用香港公司商业登记证号码前8位数字作为香港公司的"唯一业务识别码"。此项修订，对公司类的【公司董事决议证明】和【公司资料(状况)证明】是否会有影响？
为反映上述法律的修改，从2023年12月27日起，【公司董事决议证明】和【公司资料(状况)证明】及其他和公司类相关的委托公证文件，需要在“公司编号”的表述上做出调整。具体如下：
- 首先，在委托公证文件中不再写原有的公司标号，改为写商业登记证号码前8位数字；
- 其次，在委托公证文件中，增加标注『原公司编号于2023年12月27日起被该公司的商业登记证号码首8位数字取代』；
-
第三，需要在委托公证文件的附件内增加一份附件文档，即『公司注册处发出的有关商业登记证号码作为唯一业务识别码的参考文件复印本』。上述调整，方便内地用文机构了解香港公司法律的最新修改。
问21：【公司董事决议证明可以全国用吗？ 】我司是香港公司，在北京参与诉讼案件，需要做《公司董事决议证明》委托内地律师为代理人。 我司还没有确定在内地哪个城市起诉，《公司董事决议证明》公证文件的附注用途，可否不写特定的城市，而写“在内地参与诉讼”吗？
在公证文件上写明用文的城市是规范公证书使用的重要步骤，方便用文机构核查文件的真实性。 内地民事诉讼法律对于诉讼的管辖地有明确的规定，对于特定的案件，可以基本判断在哪个城市提起诉讼。
如果案件可能在一个以上城市展开诉讼或可能有一个以上法院有管辖权的，律师需要选择合适的法院，公证文件的用途可以写用于多余一个以上城市参与诉讼，但不允许笼统地写“在 内地参与诉讼”。
实践中，有关知识产权的侵权纠纷案件，侵权地可能遍布全国各个城市，受托律师需要在各地调查取证及起诉。 遇到此类个案，可以由委托公证人为客户向中国法律服务有限公司提出书面申请，豁免写公证文件使用的具体城市。
问22：【公司董事决议证明的用途可以是诉讼或仲裁吗？ 】我司是香港公司，和杭州企业发生经济纠纷，需要办理委托公证文件，委托内地律师为代理人。 我司还没有确定是进行诉讼，还是提起仲裁。 《公司董事决议证明》公证文件的附注用途，可否写“在浙江省杭州市参与诉讼和仲裁”吗？
内地的民事诉讼法及仲裁法均规定，如果当事人之间已达成书面的仲裁协议，不得向人民法院起诉。 除非没有仲裁协议，当事人可以向人民法院起诉。
故对于已发生纠纷的案件，是采用诉讼或仲裁，在案件的初始阶段应该是明确的，即『或审或裁』。 故当事人在委托办理《公司董事决议证明》时，对于采用诉讼或仲裁，应该是已经有确定的方案。 因此公证文件的用途只能选择一种参与诉讼或参与仲裁。
问23：【上海用的公司董事决议证明有什么特别要求】我司需要去上海设立外商投资企业， 去上海用的《公司董事决议证明》需要特别留意什么吗？
去上海办理工商登记，需要采用简化版《公司董事决议证明》格式。 董事决议的内容除了同意设立外商投资企业外，上海的工商登记机构要求董事决议的有权签证人必须是公司董事，同时在董事决议内必须要写清楚授权董事的回乡证号码。
问24：【浙江用的公司董事决议证明是简化版】我司需要去浙江省的几个城市设立外商投资企业， 去浙江省用的《公司董事决议证明》格式有最新发展吗？
去浙江省办理工商登记， 从2024年6月1日起， 需要采用简化版《公司董事决议证明》格式， 委托公证人实行电子提交。 不再可以用《公司资料(状况)证明》格式。 董事决议的有权签证人必须是公司董事。
问25：【公司迄今仍存在证明】B公司准备用公司名义持有内地的一幢商业大楼。需要提供公司迄今仍存在证明，可以单独就公司迄今仍存在证明办理公证吗？
“公司迄今仍存在证明”是证明香港公司维持良好注册地位的文件。该文件的公证需要和公司注册证书和商业登记证一并办理。如果公司曾改名，需要一并附上过往所有的公司更改名称证书。
如果公司是在2023年12月27日前注册的， 还需要附上公司注册处发出的证明该公司编号变更为商业登记证号码的参考文件。
问26：【公司董事决议证明】A公司是香港公司，需要在内地签贷款合同。内地银行要求A公司委任“法律负责人”代表签署合同，并提供公司委任文件的公证文件。如何办理委任公司的法律负责人的公证文件呢？
香港公司条例规定，有权代表香港公司对外签署文件的是公司董事，公司委任的授权代表及有权签字人。 “法律负责人”并非法律用语，概念不清楚，难以确定其权限范围。建议用法律术语“董事或授权代表或有权签字人”。 A公司可以按章程规定通过董事决议委任董事或授权代表代表公司签署文件。并按程序办理《公司董事决议证明》的公证文件。
问27：【公司董事决议证明】X公司有4个董事，其中一名董事向律师提供了一份董事会书面决议。该董事会书面决议有2位董事签名， 决议授权其中一位董事向内地银行借款并签署文件。 X公司要求办理《公司董事决议证明》公证文件，可以办理吗？
经查X公司章程的规定，董事会议的法定人数是3人。 X公司的章程同时规定，公司如签署董事书面决议，需全体董事签名。因此X公司现在提供的由2个董事签名的决议不符合章程的规定。 X公司或需召开董事会议， 由3个董事签署董事会议记录; 或安排全体董事签署董事书面决议。其后按程序办理《公司董事决议证明》的公证文件。
问28：【公司董事决议证明】A公司有2个董事，其中一名董事王先生是内地人，没有护照。公司秘书在委任王先生担任董事时，在表格ND2A上护照栏目的上端空格位置填报了其中国身份证号码。由于考虑到香港受保护资料的规定，公司秘书填报了王先生的内地身份证部分号码。现在A公司通过决议在内地设立外商投资企业， 要求办理《公司董事决议证明》。 A公司登记文件会否需要更正？
办理《公司董事决议证明》的公证文件，需要清楚写明公司董事的姓名及其所持有的证件信息，以便内地机构可以核实。现行香港公司注册登记制度的受保护资料制度，允许香港身份证或护照只向公众披露部分号码，无需披露全部号码， 以保护个人私隐。律师或法律允许的其他专业工作者为工作需要得到授权可以查册到相关董事的身份证明文件/或护照的全部号码，记录到《公司董事决议证明》文件内。
如果在董事委任文件中部分披露董事的中国身份证号码，律师无法通过查册受保护资料获得该董事中国身份证的全部号码，无法完成《公司董事决议证明》所需的全部资料记载。故需要A公司先安排更正董事委任文件，或披露董事的全部内地身份证号码，或用该董事的护照为登记的身份证证件替代。完成文件更正后，按程序办理《公司董事决议证明》的公证文件。
问29：【公司董事决议证明】B公司有2个董事，董事之间有争论。其中一个董事向公司注册处提交了辞去董事的表格ND4。现在B公司的唯一董事通过决议，要求办理到深圳注册外商投资企业的《公司董事决议证明》，B公司登记文件会否需要更新？
办理《公司董事决议证明》的公证文件，重要的步骤是需要在香港公司注册处核实公司董事的登记信息，确保签署决议的董事是和公司注册处登记资料相一致。香港公司条例规定，公司董事可以随时辞去董事职位(公司章程另有规定的除外)。但公司董事自行提交表格ND4即公司秘书及董事辞职通知书给公司注册处后，根据公司条例的要求，公司本身需要向公司注册处提交表格ND2A即更改公司秘书及董事通知书(委任/停任)，申报公司董事辞职。
上面个案中，B公司董事自行提交了公司秘书及董事辞职通知书，B公司需要向公司注册处提交更改公司秘书及董事通知书(委任/停任)后，才能办理《公司董事决议证明》公证文档。
问30：【公司董事决议证明】王生持有一间香港Y公司，是唯一股东，由刘小姐担任唯一董事。刘小姐持有一间内地的开心有限公司，是开心有限公司的唯一股东和董事。现在Y公司需要收购内地的开心有限公司。 Y公司通过唯一董事决议，要求办理公司《公司董事决议证明》公证文件，可以办理吗？
香港公司章程，通常有规定董事不能对自身有利益冲突的决议参与表决，除非公司其他董事同意豁免有利益冲突的董事无需遵从公司章程的规定。
本案中，如果Y 公司的章程有相同的规定，不允许有利益冲突的董事参与表决，则刘小姐不能代表公司作出董事决议，因为被收购的开心有限公司是属于刘小姐个人，通过的决议存在个人利益。另由于刘小姐是公司唯一董事，也无其他董事可以做出豁免。故刘小姐不可以签署公司的董事决议收购开心有限公司。对于此项收购，Y 公司可以考虑通过股东决议来批准。办理《公司股东决议证明》的公证文件。
问31：【公司董事决议证明】 杨生是香港Y公司的董事之一，Y公司有15个董事。杨生提供一份董事会议记录，同意在广州设立外商投资企业。该份董事会议记录由4个董事签名。这份董事决议可以办理《公司董事决议证明》公证文件吗？
香港公司章程，通常有规定召开董事会议的法定人数。只有符合董事会议法定人数而召开的会议及其在该会议上签署的决议才是一份有效的决议。在审查董事会议记录/或书面决议时需要特别留意是否符合章程规定的董事会议/或通过书面决议的法定人数。
本案中，Y公司有15个董事， 查阅该公司的章程，召开董事会议的法定人数是不少于公司在任董事总人数的百分之四十（40%）。因此，Y公司需要至少6位董事出席董事会议才达到法定人数。杨生提供的由4个董事签名的董事决议不符合章程的规定。需要重新召开会董事会议，安排符合法定人数的董事出席会议及签署决议，其后按程序办理《公司董事决议证明》的公证文件。
问32：【公司董事决议证明】香港X公司有张生和王生2个董事，张生和王生合共持有X公司20%的股份，其余股份由8位股东持有。 X公司在内地持有一幢写字楼。现张生和王生通过公司董事书面决议，同意出售内地的写字楼。这份董事决议可以办理《公司董事决议证明》的公证文件吗？
香港公司章程，通常规定董事行使公司的管理权包括董事享有签订合约，购买和处置及抵押资产的权利。但也有一些香港公司的章程，为了保护股东，限制董事行使权利损害股东的利益，章程内会有特别的规定。规定董事不能通过某些决议如不能出售公司资产，不能抵押公司的资产，除非得到股东决议的批准及授权。
本案中，X公司是由10个股东组成的公司，其章程中有特别规定，公司如处置及抵押和出售公司的资产，需要得到公司持有75%或以上股东的同意。因此由董事张生和王生通过的出售内地写字楼的董事决议，并不是一个有效的决议，还需要提供股东决议。 X公司需要通过股东决议，批准出售内地写字楼后，再办理《公司董事决议证明》的公证文件。
问33：【公司董事决议证明】开心有限公司需要去广州注册设立外商投资企业。王生是唯一股东和董事。王生提供了唯一董事书面决议，股东名册和没有董事证件号码的董事名册，因为公司秘书坚持董事名册内的董事证件号码是受保护的资料，只需披露部分号码。开心有限公司的文件可以办理去广州注册外商投资企业用的《公司唯一董事决议证明》及办理公证文件转递吗？
公司注册处实行的受保护资料制度，是为了保护董事隐私。该制度适用于公司注册登记和其后董事变更申报表格和周年申报表中是否向公众披露董事资料的安排。而香港公司董事名册是公司需要保留的法定文件，必须记录的内容则受《公司条例》第643条的规管。就董事名册而言，《公司条例》要求载有每名董事现时姓名、曾用名(如有)、通常住址及通讯地址及身份证号码或(如该董事没有身份证)所持有的任何护照号码及签发的国家。故此，开心有限公司需要先修正董事名册，记载公司董事的证件全部号码，其后办理《公司唯一董事决议证明》及办理公证文件的转递。
问34：【公司董事决议证明】王生是乐乐有限公司的唯一董事，2019年王生用中国护照办理公司注册手续。现在王生已获批香港身份证。乐乐有限公司在申报2023年周年申报表时，将王生的身份证明文件更新为香港身份证号码。现在乐乐有限公司需要去山东青岛设立外商投资企业，要求办理《公司唯一董事决议证明》及公证文件的转递，乐乐有限公司的文件办理公证文件的转递吗？
董事在公司注册处登记身份证明文件的更新，首先需要提交“更改公司秘书及董事详情通知书（即表格ND2B）更新登记资料。其后才可在周年申报表的身份文件栏目更新董事身份证明文件。上述案例中，乐乐有限公司需要为董事王生先提交表格ND2B更新董事身份资料为香港身份证，其后才可办理《公司董事决议证明》及办理公证文件的转递。
